El 45% de los colaboradores en Perú pasan al menos un tercio de su jornada laboral semanal en reuniones, es decir, un promedio de 3 horas diarias; y dos de cada cinco perciben que la calidad de estas es neutral o mala, de acuerdo a la encuesta Work in Progress realizada por Buk.

‘’Estos resultados indican una preocupante tendencia hacia la “reunionitis”, un fenómeno caracterizado por reuniones frecuentes e ineficaces, que impactan de manera negativa en la productividad y el bienestar laboral’’, señaló Sebastián Ausin, Country Manager de Buk en Perú.

Afectación es mayor en ejecutivos y directivos

Las cifras del estudio revelan que la afectación por el exceso de reuniones es particularmente pronunciada entre ejecutivos y directivos. Mientras que los colaboradores en puestos junior suelen dedicar entre 1 y 2 horas diarias a reuniones, el 63% de los ejecutivos y directivos invierten más de 3 horas al día en ellas, y un 19% incluso reporta que pasan más de 5 horas diarias en estas actividades.

‘’Esta concentración de tiempo en reuniones no solo les impide abordar otras responsabilidades estratégicas, sino que también incrementa los niveles de estrés y agotamiento. La acumulación de reuniones ineficaces puede generar una sobrecarga cognitiva y emocional, lo que reduce su capacidad de liderazgo y toma de decisiones efectivas dentro de la organización’’, detalló Ausin de Buk.

Recomendaciones para mejorar la calidad de las reuniones

Ante este escenario, Buk sugiere algunas recomendaciones para evitar la "reunionitis":

·         Establecer objetivos: definir de antemano los temas a tratar y evaluar si realmente es necesario convocar una reunión o si se puede resolver a través de otros medios como correos electrónicos.

·         Compartir información: enviar documentos y notas relevantes antes de la reunión para que los participantes lleguen preparados, y compartir un resumen al finalizar.

·         Definir a los participantes adecuados: asegurarse de que solo asistan las personas necesarias que pueden aportar valor a la discusión.

·         Respetar los horarios: cumplir con los tiempos de inicio y fin para gestionar de manera eficiente tanto la reunión como el trabajo diario.

·         Asignar un moderador: designar a alguien que mantenga el flujo de la reunión y tome notas de los aspectos relevantes.

Es clave mejorar la gestión de estas instancias para hacer que el trabajo diario sea más eficiente y que los colaboradores puedan sacar el máximo provecho de todas las coordinaciones que se necesiten generar. 

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